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Assistante du mois

Introduction : Mme Denise BIKA est vice-présidente communication du Club Privilège Gabon. Elle a été choisie comme "Secrétaire-assistante du mois". A cet effet, elle a bien voulu répondre à nos questions.

1- Pourriez-vous vous présentez ?

Je suis une gabonaise de 37 ans, mariée et mère de 2 enfants.

2 - Quelle est votre formation scolaire ?
J'ai fais mes études primaires, secondaires et supérieures à Libreville. Après l'obtention de mon Bac, je passe le concours d'entrée à l'Ecole Nationale Supérieure de Secrétariat (E.N.S.S), l'actuel Institut Universitaire des Sciences de l'Organisation (IUSO). J'entame une formation en secrétariat de direction, option bilingue. Ce parcours est sanctionné par un BTS en Assistanat de Direction à l'issue des trois années que durait la formation, suivi d'un stage de fin de cycle de deux mois en entreprise pour la rédaction du rapport.

3 - Quel a été votre parcours professionnel ?
Je peux dire que mon parcours professionnel a commencé lors de mon stage de fin de cycle, en ce sens que, juste après la soutenance de mon rapport et les délibérations des résultats, la société FRIEDLANDER GABON au sein de laquelle j'avais effectué le stage m'a appelée pour faire partie de ses effectifs en qualité d'Assistante de Direction.

En effet, c'est en janvier 2001 que j'intègre le monde professionnel dans cette structure privée. J'y ai assumé mes responsabilités durant sept ans, non sans difficultés, mais surtout avec détermination.

4 - Dans quelle structure exercez-vous vos fonctions ?
Depuis juillet 2007, je suis au Ministère de l'Economie Numérique, de la Communication et de la Poste, en qualité de Secrétaire de Direction.

5 - Pourquoi avoir choisi ce métier ?
Je pense que mon sens développé de la communication, ma capacité d'adaptation et mon ouverture d'esprit m'ont prédisposée à choisir un métier de contact.

6- Pouvez-vous décrire votre fonction et vos tâches ?
Je tiens d'abord à souligner que les tâches d'une secrétaire varient selon la structure. Aussi, il est donc nécessaire, voire impératif que la secrétaire développe une certaine polyvalence, c'est-à-dire, qu'elle doit cultiver un esprit d'adaptation.

En effet, en tant que Secrétaire de Direction, mon rôle est d'accueillir, d'informer et d'orienter mes différents interlocuteurs ou mes hôtes, de recevoir, de trier, de traiter et de transmettre les documents et les informations, de faire le suivi des dossiers si cela m'est demandé, d'organiser mon travail ou le travail d'équipe, de faire des travaux de conception et d' élaboration de documents, de planifier les tâches suivant l'urgence ou l'importance, de planifier les séances de travail ou réunions à la demande de la hiérarchie, de faire les tâches classiques de la saisie, du classement et de la reproduction des documents.

7 - Quelles difficultés rencontrez-vous au quotidien dans l'exercice de votre fonction ?
En ce qui me concerne, les difficultés rencontrées au quotidien sont d'ordre technique et relationnel.

Comme cela se fait remarquer dans nos administrations publiques, il n'est pas rare de devoir faire le tour des bureaux à la recherche d'une imprimante ou d'un photocopieur. Le fax y est quasi inexistant, voire méconnu de plusieurs services.

Etant donné que le service dans lequel je travaille fonctionne avec un seul secrétariat qui doit s'occuper du chef et de tous les responsables, il faut donc pouvoir gérer les humeurs des uns et des autres. Cela n'est possible qu'en faisant preuve de beaucoup de professionnalisme, lorsque chacun estime qu'il aurait fallu faire en premier son travail qui est prioritaire ou plus important que celui de l'autre, et que chacun s'y prend à la dernière minute. Dans ce cas, je n'ai d'autre choix que de m'affirmer et organiser les choses dans l'intérêt de tous.

8 - Quels sont les aspects positifs de ce métier ?
Selon moi, les points positifs du métier de secrétariat résident dans l'importance du cercle relationnel tant professionnel qu'amical d'une part, et sur le volume de connaissances acquises dans l'exercice de nos fonctions d'autre part.

En effet, je pense que chaque changement de milieu (bureau, service, administration, secteur d'activités, localité) ou de patron fait intégrer de nouvelles donnes, de nouveaux défis et de nouvelles capacités d'adaptation. Ces changements nous permettent d'enrichir notre expérience professionnelle. En plus, c'est un métier qui nous permet de mettre à profit nos capacités et faire découvrir nos qualités.

9 - Que conseillerez-vous aux personnes qui souhaiteraient exercer ce métier ?
Je demanderai à toute personne souhaitant exercer ce métier de mettre l'accent sur une bonne formation, de cultiver l'excellence et l'exigence dans sa façon de faire, de tenir compte du détail, de faire montre d'une ouverture d'esprit, d'un sens aigüe de la responsabilité et de la conscience professionnelle, d'avoir une culture générale soutenue, une capacité d'adaptation et de rechercher le perfectionnement, compte-tenu du fait que les sciences du secrétariat, à l'instar des autres métiers, évoluent dans la spirale des nouvelles technologies de l'information et de la communication.

10- vous êtes vice-présidente communication au Club Privilège Gabon. Qu'est-ce qui vous a motivé à adhérer à cette association professionnelle ?
Mon souhait est de découvrir et d'acquérir de nouvelles connaissances, d'apprendre afin de pouvoir apporter ma modeste contribution dans la recherche de la mise en valeur de notre profession, d'encourager la formation dans ce domaine et participer ainsi à l'épanouissement de tous ceux qui choisissent ce métier en général et de la femme en particulier.